I Tele2:s växel har varje svarsgrupp och knappvalsmeny ett schema för öppettider. Dessa styr om samtalet ska kopplas fram, avslutas eller kopplas vidare någon annanstans. För att hantera schemat går du in i inställningarna i respektive grupp eller knappvalsmeny. Svarsgrupper är till exempel en sådan grupp.
För att ändra schemat för ett nummer klickar du på det, så visas schemat i första fliken.
Här lägger du in schemat för öppettider en vanlig arbetsvecka. Om du har skapat en helt ny svarsgrupp är den grundinställd på att vara öppen hela tiden.
Genom att trycka på penna-symbolen kan du ändra standardinställningarna, så som att gruppen istället alltid är stängd eller att alla samtal automatiskt kopplas vidare till en röstbrevlåda.
Du kan välja att låta spela upp ett meddelande som berättar för den som ringer att gruppen är stängd, men att det går bra att lämna ett meddelande osv. För att aktivera röstmeddelanden, slå på ”Spela prompt”. Här kan du välja mellan dina tidigare inlagda meddelanden, eller om du vill spela in ett nytt via ”Lägg till ny ljudfil”.
I menyvalet ”Röstmeddelanden” i huvudmenyn kan du redigera ett befintligt meddelande.
Spara dina standardinställningar genom att trycka på diskett-symbolen. Snyggt!
Tryck på den dag du önskar ändra, följt av ”Lägg till intervall”. Låt säga att du vill att schemat ska vara öppet 08:00 – 17:00, med lunchstängt mellan 12:00 och 13:00. Då lägger du in det första intervallet från 8:00 – 12:00 och sparar, lägger in lunchintervallet och sparar och slutligen intervallet för eftermiddagen – och sparar.
Ska fler dagar ha samma schema? Då är det bara att kopiera ditt inlagda schema. Det gör du genom att trycka på menyknappen med de tre prickarna och kopiera till ”Kopiera till hela veckan schemalagda dagar”. Efter att du har sparat ska nu valda dagar ha samma intervall.
Schemat kan du se antingen som kalendervy eller som lista. Om du trycker på ”Visa kombinerad” kan du välja att visa ditt veckoschema med avvikande händelser samtidigt. Här kan du bläddra framåt eller bakåt i kalendern eller välja en datumväljare genom att trycka på kalender-symbolen. Väljer du listvyn så kan du välja mellan att visa en vecka, en månad eller ett år i taget.
Under ”Avvikande poster” lägger du in undantagshändelser, så som röda dagar. För att spara tid och energi kan du såklart lägga till samma avvikande händelse på flera nummer samtidigt, hur man gör kommer vi till alldeles strax.
Lägg till en händelse genom att trycka på ”Lägg till intervall” och skapa ett namn för händelsen, till exempel ”Pizzalördag”. Nu kan du välja om händelsen ska upprepas, kanske har ni pizzalördag varje vecka, kanske varannan eller bara en gång om året. Om ”Pizzalördag” ska inträffa i all oändlighet ställer du in det i veckoschemat. Under ”avvikande poster” har händelserna nämligen ett slut.
Ange nu när på dagen som händelsen ska börja gälla. Kanske personerna som ringer er redan eftermiddagen innan ska bli meddelade att ni har helgstängt? Markera om händelsen ska vara öppen, stängd eller om den ska koppla samtalen vidare. Spela gärna in ett trevligt meddelande och tryck på diskett-symbolen för att spara.
Om du klickar på knappen ”Spara” så kommer du nu tillbaka till listan över gruppnummer.
Som man skulle kunna gissa, så innebär knappen ”Lägg till helgdagar” att man kan lägga till vanliga helgdagar under året. Genom att välja år kan du få helgdagar från flera olika länder och planera åratal framåt. Bläddra mellan helgdagar med sidväljaren och markera de som du vill lägga till i schemat. Här kan du också söka upp en specifik helgdag.
Vill du markera och lägga till årets alla helgdagar? Markera kryssrutan längst upp vid tabellrubrikerna. Tryck sedan på ”Spara” för att lägga till dem i kalendern.
Nu när du lagt in alla helgdagar kan du redigera dem, om du till exempel vill att någon ska upprepas varje år eller lägga till ett trevligt röstmeddelande på en annan.
Ibland vill man kunna lägga till samma avvikande öppettider på flera grupper samtidigt. Då är det ju smidigt att den funktionen finns.
Klicka dig in på ”Organisationsinställningar” och sedan ”Svarsgrupper”. Markera här vilka grupper du önskar lägga in öppettider för.
BILD
Tryck på tabell-menyknappen och ”Lägg till gemensamma schemahändelser”. Lägg till ett passande namn för händelsen, så som ”Midsommar!”. Nu kanske just midsommar inte upprepas så ofta, men här kan du göra inställningar för händelsen, som när den ska börja och sluta gälla.
Om du vill ta bort gemensamma händelser görs det genom att trycka på tabellmenyknappen och ”Ta bort gemensamma schemahändelser”.
Du kan inte ta bort en händelse i detta läge om du har justerat inställningar i den för ett visst nummer. En sådan händelse tas istället bort i schemat för respektive nummer.
